Cartes d’abonnement cinéma : comment bien préparer sa commande ?
Dernière mise à jour : 24 août
La fabrication de cartes d’abonnement nécessite davantage de préparation qu’une simple impression. Quantité, fichiers graphiques, codes et informations figurant au verso : chaque élément doit être vérifié avant le lancement de la production.
Une commande correctement préparée permet d’éviter les retards, les surcoûts et les erreurs qui pourraient rendre les cartes inutilisables.
1. Comment estimer la quantité nécessaire ?
Lorsque le cinéma possède déjà un système d’abonnement, la méthode la plus fiable consiste à reprendre le nombre de cartes distribuées au cours des douze derniers mois.
Il faut toutefois tenir compte :
de l’évolution prévue du nombre d’abonnés ;
des cartes perdues ou détériorées ;
des remplacements ;
des éventuelles opérations commerciales à venir.
En l’absence d’historique, une quantité représentant 1 à 2 % de la fréquentation annuelle peut constituer un premier ordre de grandeur.
Un cinéma réalisant 100 000 entrées par an pourrait ainsi prévoir entre 1 000 et 2 000 cartes. Une estimation proche de 2 % permet généralement d’intégrer les pertes, les remplacements et l’arrivée de nouveaux abonnés.
Ce ratio reste toutefois indicatif. Le type d’abonnement proposé, la fidélité du public et la politique commerciale du cinéma peuvent fortement influencer les besoins réels.
Commander suffisamment, sans constituer un stock excessif
Le prix unitaire des cartes étant dégressif, une quantité trop faible peut entraîner un coût plus élevé et nécessiter rapidement une nouvelle fabrication.
À l’inverse, commander deux années de consommation ou davantage n’est généralement pas recommandé. Un stock trop important immobilise inutilement de la trésorerie et peut devenir contraignant si le cinéma souhaite modifier son identité visuelle, ses coordonnées ou son offre d’abonnement.
Le meilleur compromis consiste donc à prévoir une quantité correspondant à environ une année de consommation.
2. Comment récupérer les codes auprès de son intégrateur ?
Chaque carte doit disposer de son propre code. Pour fabriquer 1 000 cartes, il faut donc transmettre une liste contenant 1 000 codes uniques.
Selon le logiciel de caisse utilisé, l’exploitant peut :
générer lui-même les codes depuis son logiciel ;
demander un export au service technique de son intégrateur ;
contacter son interlocuteur habituel auprès de son système de caisse.
Les intégrateurs fournissent ces données sans difficulté. Leur récupération n’oblige pas l’exploitant à leur confier la fabrication des cartes : le cinéma reste libre de choisir son prestataire.
Faire appel à un fabricant spécialisé dans les cartes d’abonnement permet de bénéficier d’un choix plus large de supports et de finitions, ainsi que de tarifs plus avantageux.
Sous quelle forme transmettre les codes ?
Les codes doivent être transmis sous la forme d’une base de données, généralement dans un fichier :
.txt ;
.xls.
Il n’est pas nécessaire de fournir les codes-barres ou les QR codes sous forme d’images. Média Billets les génère directement à partir de la liste de données transmise.
Le fichier peut, par exemple, comprendre :
une première colonne contenant le code unique à convertir en code-barres ou en QR code ;
une seconde colonne contenant une clé web, lorsque le cinéma permet la réservation en ligne ;
éventuellement, une troisième colonne contenant le numéro de la carte, lorsque le cinéma numérote ses cartes.
La clé web n’est pas systématique. Elle dépend des services proposés par l’établissement.
3. Comment fournir des fichiers graphiques conformes ?
Pour obtenir un résultat propre et éviter toute déformation, le fichier graphique doit respecter les caractéristiques techniques de fabrication.
Une carte au format fini de 86 × 54 mm doit être fournie dans un fichier de 90 × 58 mm, comprenant 2 mm de fond perdu sur chacun des quatre côtés.
Le fichier doit respecter les paramètres suivants :
format PDF ;
dimensions de 90 × 58 mm ;
couleurs en CMJN ;
impression en quadrichromie recto verso ;
résolution de 300 ppp ;
polices vectorisées ;
éléments graphiques vectoriels autant que possible.
Respecter les fonds perdus et la zone de sécurité
Les couleurs et les images de fond doivent se prolonger jusqu’aux bords du fichier de 90 × 58 mm. Cette extension permet d’éviter l’apparition d’un filet blanc après la découpe.
Les textes, logos et informations importantes doivent rester à au moins 4 mm du bord extérieur du fichier. Cette distance comprend :
2 mm de fond perdu ;
2 mm de marge de sécurité à l’intérieur du format fini.
Le fichier ne doit comporter ni traits de coupe, ni repères d’impression, ni carrés de contrôle des couleurs. Seul le visuel final au format 90 × 58 mm doit être transmis.
Prévoir l’emplacement du code
Pour un code-barres de type Code 128 Auto, il faut réserver une bande blanche d’au moins 18 mm afin de garantir une bonne lisibilité.
Pour un QR code, il faut prévoir un carré blanc de 20 × 20 mm, destiné à recevoir un QR code de 18 × 18 mm.
Attention : un contraste insuffisant peut perturber la lecture du code en caisse.
4. Quelles informations inscrire au verso ?
Le verso doit rester aussi simple et intemporel que possible. Plus il contient d’informations susceptibles d’évoluer, plus le stock risque de devenir rapidement obsolète.
En complément du code, il est généralement suffisant d’indiquer :
le logo du cinéma ;
son adresse ;
son site internet ;
une mention invitant le porteur à consulter les conditions en caisse ou sur le site internet.
Par exemple :
Conditions d’utilisation disponibles en caisse ou sur notre site internet.
Cette formulation permet au cinéma de faire évoluer ses tarifs, ses durées de validité ou ses modalités d’utilisation sans devoir réimprimer l’ensemble de ses cartes.
Les mentions détaillées doivent donc être limitées aux informations réellement indispensables et suffisamment durables.
5. Quelles vérifications effectuer sur le BAT ?
Le bon à tirer, ou BAT, présente le résultat prévu avant le lancement de la fabrication. Il doit être contrôlé attentivement, même lorsque le visuel semble déjà connu.
L’exploitant doit notamment vérifier :
l’orthographe de tous les textes ;
le logo et les coordonnées du cinéma ;
l’adresse du site internet ;
l’orientation du recto et du verso ;
la position et la taille du code-barres ou du QR code ;
les quantités prévues pour chaque établissement.
Le code visible sur le BAT est généralement fictif. Lorsqu’il s’agit d’une nouvelle installation, un véritable code peut être intégré afin d’effectuer les validations techniques nécessaires.
La création et la conformité technique des codes sont ensuite contrôlées par Média Billets avant la fabrication.
Pourquoi la validation du BAT est-elle importante ?
La validation du BAT autorise le lancement de la production. Une erreur d’orthographe, de coordonnées ou de visuel encore présente sur le document validé sera reproduite sur toutes les cartes.
Il est donc indispensable de prendre le temps de le relire. Une erreur constatée après validation ne pourra pas donner lieu à un dédommagement ou à une nouvelle fabrication gratuite.
Une vérification attentive de quelques minutes peut éviter la perte de l’ensemble de la commande.
En résumé
Avant de commander vos cartes d’abonnement :
estimez une consommation correspondant à environ une année ;
récupérez suffisamment tôt les codes auprès de votre intégrateur ;
fournissez des fichiers PDF conformes au format demandé ;
limitez les informations susceptibles d’évoluer ;
relisez attentivement le BAT avant de le valider.
Ces quelques précautions permettent de sécuriser la fabrication et d’obtenir des cartes parfaitement adaptées au fonctionnement de votre cinéma.
Besoin d’aide pour préparer votre commande ?
Un projet de cartes d’abonnement ? Nous vous accompagnons de la préparation à la fabrication.
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